Контроль задач, календаря, организация встреч:
• Ведение списка всех задач (рабочих и личных — отдельно);
• Создание и отслеживание задач в Bitrix24 и Google Docs;
• Контроль сроков, напоминания сотрудникам, запросы статуса;
• Утренние сообщения в Viber: краткий план и срочные вопросы;
• Подготовка еженедельного отчёта и плана;
• Фиксация всех устных поручений, даже данных «вскользь»;
• Ведение календаря встреч: напоминания, подготовка информации, организация переговорной;
• Помощь в проведении собеседований (включая первичный анализ резюме).

Коммуникации и документы:
• Подготовка деловых писем и рабочих сообщений от имени директора;
• Работа с шаблонами договоров: внесение данных, отправка, контроль подписей;
• Структурирование информации для таблиц, отчётов и презентаций;
• Проверка результатов работы исполнителей (дизайн, тексты, таблицы) на соответствие ТЗ и логике;
• Поддержка оформления презентаций в Canva или PowerPoint — желательно.

Работа с подрядчиками:
• Ведение списка подрядчиков и фрилансеров: задачи, контакты, статусы;
• Самостоятельная коммуникация с ними (напоминания, согласование, запросы);
• Ведение и обновление FAQ и шаблонов инструкций;
• Проверка результатов до передачи руководителю.

Личные поручения (не более 10–15% времени):
• Запись к специалистам (сервисы, учреждения);
• Организация бронирований и подарков по заданным критериям;
• Поиск информации и вариантов (услуг, мероприятий, логистики);
• Составление простых списков и подбор решений по бытовым задачам.

ТРЕБОВАНИЯ:
• Опыт работы ассистентом или координатором от 1 года (опыт офис-менеджера не засчитывается);
• Уверенное владение Bitrix24, Google Docs / Sheets / Calendar;
• Умение структурировать задачи, фильтровать информацию, оформлять документы;
• Обязательное требование: владение ChatGPT или другими ИИ инструментами для поиска, анализа, составления текстов и предложений решений;
• Грамотный русский язык (устно и письменно);
• Румынский и/или английский — желательны.

Личные качества:
• Внимательность, аккуратность, пунктуальность;
• Системность, логика, умение держать всё под контролем;
• Инициативность в пределах задачи;
• Чувство вкуса в оформлении и подаче информации;
• Конфиденциальность и надёжность — критично важны.

Кто нам нужен (и кто — нет):
Нужен человек, от которого зависит порядок, ясность и контроль в ежедневных процессах.
Тот, кто умеет не просто выполнять, а думать, фильтровать и помогать принимать решения быстрее и точнее.
У нас не нужно:
• «сидеть на входе» и встречать гостей;
• приносить кофе;
• заниматься личными поручениями 24/7.

Условия:
• Полный рабочий день: 08:30–17:30, понедельник–пятница;
• Официальное трудоустройство.