Asistenta manager

Funcție internă: ASISTENTA MANAGER
5. Departamentul: ADMINISTRATIV
6. Nivelul postului:
a. Conducere: nu este cazul
b. Execuție: da
7. Relațiile cu alte posturi:
a) Ierarhice control, îndrumare, posturi supervizare:
- se subordonează: Director general, Administrator.
- are în subordine: Nu
b) Funcționale colaborare, pe orizontală:
 cu toate departamentele, echipele de lucru, personalul executiv/tehnic.
c) Reprezentare, colaborare, consultanță:
 Mass-media, Organe ale statului: nu este cazul
 Față de clienți: Nu
d) Gradul de autonomie:
 Este înlocuit: de economist
 Înlocuiește: pe economist cu atribuții limitate.

II. DESCRIEREA POSTULUI

1. Scopul general al postului
Titularul postului are rolul de a asigura condițiile optime pentru realizarea de către director/administrator a unor contacte eficiente cu persoanele din interiorul și exteriorul firmei.
2. Descrierea sarcinilor / atribuțiilor / activităților postului
ATRIBUȚII GENERALE:
1. Rezultate obţinute prin:
a. Gradul de realizare a atribuţiilor de serviciu prevăzute în fişa postului;
b. Promptitudine şi operativitate;
c. Calitatea serviciilor executate şi a activităţilor desfăşurate;
2. Asumarea responsabilităţii prin:
a. Receptivitate, disponibilitate la efort suplimentar, perseverenţă, obiectivitate, disciplină;
b. Intensitatea implicării în realizarea atribuţiilor de serviciu etc.;
3. Adaptarea la complexitatea muncii, iniţiativă şi creativitate prin:
a. Executarea de servicii complexe, propuneri de soluţii noi, schimbări, motivarea acestora şi evaluarea consecinţelor;
b. Activitatea de rutină;
4. Capacitatea relaţională şi disciplina muncii:
a. Capacitatea de a evita stări conflictuale, capacitatea de dialog;
b. Adaptabilitatea la situaţii neprevăzute, prezenţa de spirit, spontaneitatea;
c. Respectarea disciplinei muncii, a regulilor stabilite de conducerea structurii din care face parte;

ATRIBUȚII SPECIFICE:

1) să sorteze și să înregistreze corespondența primită în registrul de intrări-ieșiri (număr, data, denumirea firmei, telefon sau alte informații utile);
2) să preia și să direcționeze apelurile telefonice, iar în cazul în care persoana solicitată este ocupată / lipsește, să preia eventualele mesaje și să le transmită ulterior sau să le direcționeze apelul către persoanele care ar putea să cunoască problema;
3) să primească persoanele din afară, clienți sau parteneri de afacere, și îi informează pe cei interesați despre sosirea acestora;
4) să mențină evidența faxurilor și a poștei electronice;
5) să programeze ședințele și audiențele;
6) să copiez, să redacteze sau să tehnoredacteze diferite materiale;
7) să urmărească dacă mesajele sau corespondența au fost trimise și au ajuns la destinație;
8) să manifeste atenție la față de persoanele străine care vin în firmă indiferent în ce calitate se prezintă acestea;
9) Foloseşte materialele şi echipamentele de protecţia muncii din dotare în timpul activităţilor întreprinse;
10) Să răspundă la toate solicitările venite din partea şefului direct sau a oricărei persoane investite să-i solicite pentru îndeplinirea unor sarcini conforme fişei postului;
11) Raportează șefului direct problemele apărute în activitatea sa;
12) Să fie cinstit, loial şi disciplinat, dând dovada în toate împrejurările de o atitudine civilizată şi corectă faţă de toate persoanele cu care vine în contact;
13) Să respecte cu stricteţe regulile de protecţie a muncii şi P.S.I. Din obiectivul unde desfăşoară serviciul;
14) Să utilizeze, potrivit instrucţiunilor de utilizare a substanţele periculoase, instalaţiile, utilajele, maşinile, aparatura și echipamentele de lucru;
15) Să acorde ajutor, atât cât este raţional posibil, oricărui alt salariat, aflat într-o situaţie de pericol;
16) Va desfăşura activitatea în aşa fel încât să nu expună la pericole de accidentare sau îmbolnăvire profesională persoana proprie sau alţi angajaţi, în conformitate cu pregătirea şi instruirea în domeniul protecţiei muncii primită de la angajatorul său;
17) Să manifeste disponibilitate către dialog, receptivitate, calm, tact în relaţiile de serviciu;
18) Respectă prevederile cuprinse în documentele sistemului de management al calităţii şi participă la toate activităţile de formare şi evaluare a personalului din cadrul societăţii;
19) Semnează condica de prezență la venire și la plecare, consemnând ora;
20) Își desfășoară activitatea în scopul de a îndeplini într-o măsură cât mai mare și mai performantă profesional în concordanță cu criteriile de performanță care monitorizează progresele individuale în raport cu obiectivele stabilite, respectiv: eficacitatea muncii, satisfacția profesională, modalitatea de soluționare a problemelor, comunicarea, atitudinea și calitățile personale;
21) Își desfășoară activitatea într-un mod cât mai responsabil profesional, astfel încât să depună toate cunoștințele teoretice și tehnice precum și abilitățile sale profesionale pentru atingerea obiectivelor de performanță organizaționale stabilite de către managementul societății.

RESPONSABILITĂȚILE PRINCIPALE ALE POSTULUI:

1) Respectă regulile igienico-sanitare;
2) Se preocupă să-și autoevalueze nivelul de pregătire permanent prin comparație cu noutățile din domeniu;
3) Să administreze toate resursele care i se oferă;
4) Să se preocupe de gestionarea bunurilor administrate;
5) Să se preocupe de protejarea patrimoniului societății;
6) Să răspundă la toate solicitările venite din partea conducerii pentru îndeplinirea unor sarcini conforme cerințelor postului;
7) Să fie cinstit, loial și disciplinat, dând dovadă în toate împrejurările de o atitudine civilizată și corectă față de toate persoanele cu care vine în contact;
8) Să respecte cu strictețe regulile de protecție a muncii și P.S.I. din obiectivul unde desfășoară serviciul;
9) Să acorde ajutor, atât cât este rațional posibil, oricărui alt salariat, aflat într-o situație de pericol;
10) Să-și însușească și să respecte normele și instrucțiunile de protecție a muncii și măsurile de aplicare a acestora;
11) Să aducă la cunoștință de îndată administratorului accidentele de muncă suferite de propria persoană sau de alți angajați;
12) Să coopereze cu persoanele cu atribuții specifice în domeniul securității și sănătății în muncă, atât timp cât este necesar, pentru realizarea oricărei sarcini sau cerințe impuse de autoritatea competentă pentru prevenirea accidentelor și bolilor profesionale;
13) Să informeze de îndată conducerea despre orice deficiență constatată sau eveniment petrecut;
14) Să execute alte activități în legatură cu îndeplinirea sarcinilor de serviciu precizate de persoanele care au acest drept;
15) Respectă prevederile Regulamentului Intern al societății, Contractul Colectiv de Muncă, Contractul individual de Muncă, Codul de etică, secretul profesional, prevederile Codului Muncii și orice alte acte de reglementare internă ale societății;
16) Efectuează și păstrează curățenia la locul de muncă și în spațiile conexe utilizate.
17) Se implică în vederea soluționării situațiilor de criză care afectează firma;
18) Execută și alte sarcini de serviciu primite de la superiorii ierarhici.
3. Condițiile postului de lucru.
a) Condițiile materiale
- deplasări: șantiere, fabrici, depozite, hale de producție, puncte de lucru client/beneficiari.
- spațiu propriu: birou
b) Condiții de formare profesională
- Participă la diverse cursuri de perfecționare în domeniu.
c) Buget - Nu este cazul.
4. Perioada de evaluare a performanțelor – anual.